¿Cómo crear una base de datos de pacientes para mi clínica?

Una base de datos es una especie de “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información, organizarla y estructurarla, para después poder encontrarla y utilizarla fácilmente.

Para poder captar pacientes o aumentar nuestras ventas no solo se requiere de los tratamientos más innovadores y de una excelente atención, también es necesario obtener la mayor información posible de los clientes actuales o potenciales. De esta manera, sabrémos qué soluciones ofrecerles acorde a sus necesidades.

Tener una base de datos en la que centralizar, organizar y actualizar toda esta información nos permitirá diseñar estrategias de marketing digital basadas en las diferentes etapas en las que se encuentran nuestros clientes.

El tipo de información que deberás solicitar a tus clientes dependerá siempre de la utilidad que tenga para tu negocio, y de, como hemos dicho, las estrategias de marketing que quieras implementar.

En la base de datos tendremos que diferenciar entre los clientes actuales y los posibles clientes. De esta manera, podremos utilizar esa segmentación de pacientes para hacerles llegar de manera directa y específica novedades, promociones y noticias relacionadas con los tratamientos que ofrecemos.

¿Cómo crear una base de datos de pacientes?

Como hemos visto, crear una base de datos es la mejor manera de tener la información de nuestros clientes ordenada y actualizada. Permitiendo contactar con los actuales y con los potenciales clientes, construir una relación más cercana, conocer mejor sus gustos, ofrecer un mejor servicio y aumentar nuestras ventas.

Dónde y a quién recoger información

  • Contactos que entren a través de la página web, las llamadas y los WhatsApp.
  • Información tanto de pacientes actuales, pasados o futiros.

Además de cuando acudan a nuestra clínica, qué podemos hacer para conseguir información de los clientes a través de nuestra página web:

  • Podemos crear contenido interesante para que los clientes conozcan sobre los tipos de tratamientos de medicina estética que existen y ofertamos y qué beneficios les pueden aportar. Lo ideal es que llamemos la atención del cliente por la calidad y utilidad de los contenidos y consigamos que nos dejen sus datos porque quieren conocer más.
  • Debemos añadir enlaces, botones de llamada a la acción o cualquier elemento dentro de nuestra página web con la que llevar al usuario hacia la acción que nos interesa que realice. En esto caso, dejarnos sus datos personales.
  • Lanzar una página de aterrizaje (landing page) con información sobre algún tratamiento específico u oferta, además de un formulario para que dejen sus datos y puedan convertirse en clientes. En ella explicaremos con detalle los beneficios que les aportará realizarse un tratamiento en concentro en nuestra clínica de medicina estética.
  • Incluiremos dentro de la página web varias formas de contacto que sean visibles rápidamente, como formularios, WhatsApp, teléfono, etc.
  • Si en nuestro caso, también vendiésemos los tratamientos de medicina estética a través de nuestra web, deberíamos registrar la fecha y hora de compra de cada cliente en su perfil dentro de la base de datos y de esta manera podremos adelantarnos con otras ofertas acorde a sus necesidades.

Información a recoger

Después de saber la importancia de contar con datos e información relevante de nuestros pacientes acorde a sus necesidades y hábitos de adquisición de tratamientos en nuestra clínica, vamos a ver cómo se puede crear una base de datos desde cero o cómo ampliarla en caso de que ya contemos con una.

En primer lugar, deberás crear y organizar una base de datos correctamente segmentada para que el envío de novedades, ofertas o información sea eficaz según si es un cliente actual o potencial.

Debe contener al menos: nombres y apellidos, teléfono móvil, correos electrónicos y ubicación, pero si tienes más información sobre tus clientes podrás añadirla para crear varias bases de datos muy segmentadas y garantizar el éxito en el envío: tratamientos realizados o especialidades de interés. 

Por ejemplo, no enviaremos el mismo email a una persona que nos dejó sus datos, pero finalmente no se realiza ningún tratamiento en nuestra, que a la persona que se realiza tratamientos de manera recurrente.

Herramientas

Esta base de datos se puede crear en Excel o una hoja de cálculo, pero esto no es operativo. Es mucho mejor:

  • Todos los softwares especializados de clínicas tienen una base de datos de pacientes que permite segmentar.
  • Otras herramientas son los CRM (Customer Relationship Management). Podrás encontrar algunos buenos y gratuitos como Zoho CRM o PiDrive. Estos están más orientados a las ventas, pero también al marketing. No solo para pacientes con historial, sino para contactos recogidos a través de web que se traduzcan o no en pacientes.

Si deseas fidelizar tus clientes habituales o conseguir nuevos clientes te ofrezco mis servicios de Consultor de Marketing Digital en Madrid o la Consultoría de Marketing Online que se realiza a través de sesiones por Skype de una hora de duración.

Estas sesiones están pensadas para particulares, freelances o pequeñas y medianas empresas que necesitan ayuda en las distintas etapas de tu proyecto o negocio.

Las sesiones se enfocan en tus necesidades, puedes utilizarlas tanto para resolver tus dudas, obtener una visión desde otra perspectiva, como para establecer nuevas estrategias para tu proyecto o negocio. ¿Empezamos?

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